Δωμάτια και ξενοδοχεία αναζητεί το Επιμελητήριο Θεσπρωτίας για το HARLEY DAVIDSON - SUPER RALLY 2021

Αγαπητά Μέλη του Επιμελητηρίου Θεσπρωτίας και Συνεργάτες του Τουριστικού τομέα

Όπως έχετε ενημερωθεί, στις 22 Απριλίου, σε συνάντηση που πραγματοποιήθηκε στο Επιμελητήριο Θεσπρωτίας, η Λέσχη HARLEY DAVIDSON CLUB HELLAS μας γνωστοποίησε την πρόθεση διοργάνωσης του SUPER RALLY 2021 του FEDERATION EUROPE στην Ελλάδα και συγκεκριμένα στον νομό μας, στις 20-23/05/2021.

Το Επιμελητήριο Θεσπρωτίας έθεσε άμεσα υπό την αιγίδα του την υλοποίηση της εκδήλωσης αναλαμβάνοντας να υποστηρίξει τους διοργανωτές της, στις επαφές τους με την τοπική επιχειρηματικότητα, τόσο για την διασφάλιση της βέλτιστης διοργάνωσης όσο και την δυναμική διεκδίκηση για την υλοποίηση της δράσης στην Θεσπρωτία.

Επειδή όμως οι προθέσεις και οι Αιγίδες δεν διασφαλίζουν την υλοποίηση δράσεων, ΕΠΙΣΗΜΑΙΝΟΥΜΕ ότι αν δεν εξευρεθεί ικανός διαθέσιμος αριθμός καταλυμάτων και κλινών στην περιοχή μας (και σε απόσταση έως 40 χλμ το μέγιστο από την Ηγουμενίτσα) τότε η εκδήλωση αυτή ΔΕΝ θα πραγματοποιηθεί στην Θεσπρωτία!!!

Τα προαπαιτούμενα και οι γενικές κατευθύνσεις της Πανευρωπαϊκής Ομοσπονδίας (FEDERATION EUROPE), που ανέθεσε το έργο αυτό στην Ελληνική Λέσχη, συνοψίζονται στα κατωτέρω:

· Η δράση αναμένεται να προσελκύσει άνω των 7.000 επισκεπτών.

Ο αριθμός αυτός αναμένεται να αυξηθεί, αναλόγως της προετοιμασίας και την κατάλληλης προβολής του event στις Ευρωπαϊκές Χώρες.

· Ο Νομός μας θα πρέπει να διαθέτει ικανό αριθμό δωματίων και κλινών προκειμένου να φιλοξενήσει ικανοποιητικά τους συμμετέχοντες.

Ο αριθμός των 7.000 κλινών (βάσει στοιχείων ΕΟΤ έτους 2017) που διαθέτει ο νομός μας, κρίνεται επαρκής από τους οργανωτές.

Απαραίτητη όμως προϋπόθεση, είναι η εκχώρηση σχεδόν του συνόλου των δωματίων στην οργανωτική επιτροπή του event την περίοδο από 19 έως 24/05 (συν πλην μια ημέρα) καθώς σε διαφορετική περίπτωση δεν θα; μπορεί να εξυπηρετηθεί το event με ορατό τον κίνδυνο μεταφοράς του σε άλλη περιοχή της Ελλάδας.

· Η διαχείριση των κλινών για την φιλοξενία των επισκεπτών θα πραγματοποιηθεί μέσω κεντρικής διαχείρισης του FEDERATION EUROPE.

· Μέχρι 31 Μαΐου 2019, θα πρέπει το κάθε ενδιαφερόμενο κατάλυμα (οποιασδήποτε μορφής) να ενημερώσει εγγράφως ότι:

- Ενδιαφέρεται να συνεργασθεί και να εκμισθώσει τα δωμάτιά του, αποδεχόμενο την κεντρική διαχείριση του FEDERATION EUROPE

- Αποδέχεται τον επιτόπιο έλεγχο της Οργανωτικής Επιτροπής για την εξέταση των προσφερόμενων δωματίων

- Τον αριθμό των δωματίων που διαθέτει και των αριθμό των κλινών

- Την προσφερόμενη τιμή (εφόσον είναι εφικτό) για κάθε τύπο δωματίου, με ή χωρίς πρωινό (ανάλογα με τη πολιτική του καταλύματος).

Συνιστούμε να προσφερθούν λογικές τιμές, αναλόγως της ποιότητας του καταλύματος και της περιόδου, ώστε να μην δημιουργηθεί άσχημη εντύπωση για το τουριστικό προϊόν μας, δεδομένου ότι πλέον όλα μπορούν να ελεγχθούν μέσω διαδικτύου.

· Οι Δηλώσεις Συμμετοχής, δεν είναι κάποιο συγκεκριμένο προετοιμασμένο έγγραφο που θα πρέπει να συμπληρωθεί, αλλά μπορεί να περιέχεται σε επιστολόχαρτο της επιχείρησής σας ή αρκεί και ένα απλό εμαιλ σας, που θα περιέχει όμως απαραίτητα τις παραπάνω πληροφορίες και φυσικά τον Ονοματεπώνυμο της επιχείρησης, το ΑΦΜ της και στοιχεία επικοινωνίας του υπεύθυνου προσώπου.

Οι Δηλώσεις ή το εμαιλ σας, θα πρέπει να αποσταλούν έως 31/05 στο eventharley@airexelixi.travel , υπόψη κο Τάκη Φραντζή (Τηλ.: +30 210 96 01 593).

· Το κάθε κατάλυμα θα πρέπει αυτές τις ημερομηνίες, για τις οποίες θα διαθέσει τα δωμάτιά του στο event, να αναρτήσει sold out σε όλες τις ιστοσελίδες που συνεργάζεται, και στις περιπτώσεις συνεργασιών με tour operator να εξαιρεθούν οι ημερομηνίες αυτές (κάτι που θεωρείται εφικτό αφού οι ημερομηνίες είναι στην αρχή της τουριστικής περιόδου για το 2021).

· Η προθεσμία υποβολής ενδιαφέροντος συμμετοχής θα πρέπει να τηρηθεί απαρέγκλιτα καθώς στις 03 Ιουνίου η Οργανωτική Επιτροπή θα πρέπει να παρουσιάσει στην FEDERATION EUROPE, στην Φιλανδία, όλα τα στοιχεία που θα έχουν συγκεντρωθεί και θα δοθεί η τελική έγκριση και επιλογή της περιοχής που θα λάβει χώρα το event.

Ευελπιστούμε, με την ανταπόκρισή σας, να κερδίσει η Θεσπρωτία μας αυτό το γεγονός.

Πληροφορίες για την διαδικασία διεκπεραίωσης (operation).

Σύμφωνα με τις πληροφορίες που λάβαμε από την Οργανωτική Επιτροπή, θα ακολουθηθεί η ακόλουθη διαδικασία για την συνεργασία σας:

1) Υποβάλλετε το ενδιαφέρον συνεργασίας

2) Παρουσιάζεται ο αρχικός φάκελος στην FEDERATION EUROPE προς έγκριση

3) Εφόσον υπάρξει η έγκριση για την υλοποίηση του event, η Οργανωτική Επιτροπή θα επισκεφθεί τα καταλύματά σας και θα συγκεντρώσει φωτογραφικό υλικό και λοιπά στοιχεία των δωματίων σας προκειμένου να αναρτηθούν στην ηλεκτρονική πλατφόρμα του event.

Παράλληλα θα υπογραφθούν Συμφωνητικά Συνεργασίας με το συνεργαζόμενο ταξιδιωτικό τους γραφείο AIR EXELIXI TRAVEL LUFTHANSA CITY CENTER, που ανήκει στον όμιλο Lufthansa City Centers.

4) Τον Φθινόπωρο του 2020, 6-7 μήνες πριν τη διοργάνωση, θα σας παραδοθούν προκαταβολές (σε ποσοστό έως 10 με 15%) για τα δωμάτια από το ανωτέρω συνεργαζόμενο ταξιδιωτικό γραφείο (AIR EXELIXI TRAVEL LUFTHANSA CITY CENTER).

Σε κάθε κατάλυμα που θα επιλέγεται από την πλατφόρμα κεντρικής διαχείρισης του FEDERATION EUROPE, θα πραγματοποιείται η εξόφλησή του (αναλόγως της κοινά συμφωνημένης πολιτικής ακυρώσεων), που θα είναι για το 99% των δωματίων πριν το event. To 1% θα αφορά κάποιες αλλαγές της τελευταίας στιγμής που συμβαίνει πάντα σε κάθε διοργάνωση.

Παρακαλούμε όλους τους επαγγελματίες διαμονής του Νομού μας, να ανταποκριθούν άμεσα στην ανωτέρω πρόσκληση συνεργασίας, αντιλαμβανόμενοι αφενός το άμεσο όφελος για όλη την επιχειρηματική κοινότητα της Θεσπρωτίας, σε όλες τις μέρες της διοργάνωσης, αλλά και το έμμεσο όφελος που αφορά την προβολή του Νομού μας από χιλιάδες ευχαριστημένους πελάτες, οι οποίοι προσδοκούμε να έρθουν ξανά και ξανά.

Αγαπητοί Συνάδελφοι και Φίλοι

Οι φορείς του τόπου μας έχουν ήδη δηλώσει την υποστήριξή τους και την πρόθεση φιλοξενίας του event στην Θεσπρωτία.

Δεν πρέπει να χαθεί αυτή η διοργάνωση για το Νομό μας και όπως αντιλαμβάνεσθε η ανάληψή της εξαρτάται πλέον από εσάς.

Ελπίζουμε στην πολύτιμη συνεργασίας σας.

Ο Πρόεδρος
Του Επιμελητηρίου Θεσπρωτίας
Αλέκος Πάσχος